Obligaciones laborales del patrón en México: la guía completa por etapa de la relación de trabajo

Cómo leer tus obligaciones: el ciclo de la relación de trabajo

La Ley Federal del Trabajo (LFT) no te entrega una lista ordenada de pendientes. Sus obligaciones están repartidas entre el artículo 132, los capítulos de jornada y salario, las normas oficiales mexicanas de la Secretaría del Trabajo, la Ley del Seguro Social y las reglas fiscales de nómina. Muchos dueños de PyME creen estar al corriente porque pagan bien y a tiempo, y descubren el hueco cuando llega una demanda o una inspección.

La forma más útil de ordenarlo es por momentos: antes y al contratar, durante la relación y al terminarla. Cada etapa genera documentos distintos, y la lógica de fondo es siempre la misma: la ley presume que la relación de trabajo existe desde que alguien presta un trabajo personal subordinado, y en un conflicto es el patrón quien debe conservar y exhibir los papeles que prueban cómo se cumplió.

Tómala como mapa: cada bloque enlaza a la guía donde el tema se desarrolla a detalle.

Antes y al contratar: lo que debe existir desde el día uno

Contrato individual por escrito

Las condiciones de trabajo deben constar por escrito cuando no exista contrato colectivo aplicable, en dos ejemplares, uno para cada parte. El artículo 25 de la LFT enumera qué debe decir ese escrito: identificación de las partes, tipo de relación, servicios que deben prestarse con la mayor precisión posible, lugar, duración de la jornada, forma y monto del salario, capacitación, beneficiarios y demás condiciones pactadas. Si no lo tienes por escrito, el trabajador no pierde ningún derecho y la falta de esa formalidad se te imputa a ti. Revisa los requisitos y los tipos de contratación en la guía del contrato individual de trabajo.

Alta ante el IMSS y datos de nómina

La Ley del Seguro Social obliga al patrón a registrarse e inscribir a sus trabajadores ante el Instituto y a comunicar altas, bajas y modificaciones de salario dentro de plazos no mayores a cinco días hábiles. El salario base de cotización debe ser congruente con lo que realmente pagas: registrar menos no reduce tu riesgo, lo concentra en tres frentes a la vez (laboral, de seguridad social y fiscal). A esto se suma el timbrado del CFDI de nómina y las retenciones correspondientes.

Reglamento interior de trabajo

Es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones sobre el desarrollo del trabajo en la empresa. Se formula por una comisión mixta de representantes de ambas partes y debe depositarse ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Sin reglamento vigente y difundido, sancionar una conducta se vuelve discutible: no puedes acreditar que la regla existía ni que el trabajador la conocía. Lo detallamos en la guía del reglamento interior de trabajo.

El expediente donde vive todo

Contrato firmado, identificación, comprobante de domicilio, CURP, RFC, alta ante el IMSS, descripción de puesto, acuses de entrega, constancias de capacitación y avisos posteriores. Ese conjunto es lo que revisa una inspección y lo que pide un tribunal. Arma la carpeta desde el primer día siguiendo la guía del expediente laboral y sus documentos, y trátala como parte del alta, no como un pendiente administrativo.

Durante la relación: jornada, salario y prestaciones

Jornada, descansos y tiempo extraordinario

La duración máxima de la jornada es de ocho horas la diurna, siete la nocturna y siete horas y media la mixta. El tiempo extraordinario tiene un tope semanal que la reforma de 2026 fijó en doce horas, con entrada gradual: en 2026 son nueve horas a la semana, repartidas en un máximo de cuatro horas diarias y cuatro días. Se paga con un cien por ciento más del salario de las horas ordinarias, y el excedente sobre ese tope con un doscientos por ciento más, sin que la suma de jornada ordinaria y extraordinaria pueda pasar de doce horas al día. Por cada seis días de trabajo corresponde al menos un día de descanso con goce de salario íntegro, y quienes prestan servicio en día domingo tienen derecho a una prima adicional de cuando menos el veinticinco por ciento sobre el salario de los días ordinarios de trabajo. Los cálculos, los registros de asistencia y los errores típicos están en la guía de jornada laboral y horas extra.

Salario y prestaciones mínimas

Los mínimos de ley no son negociables a la baja, aunque el trabajador firme lo contrario. Como piso: al menos doce días de vacaciones al cumplir un año de servicios, que aumentan en los años siguientes conforme lo marca la ley; prima vacacional de cuando menos el veinticinco por ciento sobre los salarios de ese periodo; y aguinaldo de por lo menos quince días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre. Puedes dar más, nunca menos. Los cálculos por antigüedad y los casos de año incompleto están en la guía de vacaciones, aguinaldo y prima vacacional.

A esto se suma la participación de los trabajadores en las utilidades, con las reglas de reparto, los topes y las exclusiones que fija la propia LFT, y el pago del salario en la fecha y el lugar convenidos, con recibo que lo acredite.

Permisos, licencias e incapacidades

Aquí es donde más PyMEs improvisan. Las incapacidades expedidas por el IMSS, los permisos de maternidad y paternidad, los descansos para lactancia y los permisos por causas personales tienen tratamientos distintos en cuanto a goce de salario, duración y quién cubre el pago. Documentar cada ausencia con su soporte evita que después se discuta si fue falta injustificada, permiso concedido o abandono. Consulta la guía de permisos, licencias e incapacidades antes de resolver un caso de memoria.

Seguridad, salud y capacitación: las obligaciones que se olvidan

Son las que menos se notan y las primeras que revisa un inspector.

NOM-035 y factores de riesgo psicosocial

La NOM-035-STPS-2018 aplica a todos los centros de trabajo y exige, como mínimo, una política de prevención de riesgos psicosociales, medidas de prevención, identificación de trabajadores expuestos a acontecimientos traumáticos severos y difusión de todo ello. Las exigencias crecen con el tamaño del centro de trabajo. La implementación paso a paso, con los documentos que debes conservar, está en la guía de la NOM-035 para PyMEs.

Comisión de seguridad e higiene y condiciones del centro de trabajo

En cada empresa o establecimiento debe organizarse una comisión mixta de seguridad e higiene encargada de investigar las causas de accidentes y enfermedades y de proponer medidas para prevenirlos. La normatividad de la STPS regula cómo se integra y con qué periodicidad debe recorrer el centro de trabajo, y esos recorridos se documentan en actas. A esto se suman los botiquines y el material de curación para primeros auxilios, la señalización, el equipo de protección personal y las demás NOM aplicables a tu giro.

Capacitación y adiestramiento

No es opcional. El patrón debe proporcionar capacitación y adiestramiento a sus trabajadores conforme a planes y programas, y expedir las constancias de competencias o habilidades laborales correspondientes. En empresas con más de cincuenta trabajadores debe constituirse además una comisión mixta de capacitación, adiestramiento y productividad. Guarda listas de asistencia firmadas, temarios y constancias: sin ellas, el programa no existe para efectos de acreditación.

Al terminar: avisos, finiquito y conciliación

Avisos y notificaciones

Cuando la relación se rescinde por causa imputable al trabajador, el patrón debe entregarle un aviso escrito que refiera con claridad la conducta o conductas que la motivan y las fechas en que se cometieron. Ese aviso se entrega personalmente al trabajador en el momento mismo del despido; si se niega a recibirlo, corresponde al patrón hacerlo del conocimiento del tribunal laboral dentro de los cinco días hábiles siguientes, proporcionando el último domicilio que tenga registrado, para que sea la autoridad quien lo notifique. El efecto de omitirlo es lo que debe preocuparte: la falta de aviso, por sí sola, presume la separación injustificada. Cómo redactarlos y cómo dejar constancia de la entrega está en la guía de avisos y notificaciones al trabajador.

Finiquito o indemnización

No son sinónimos. El finiquito paga lo devengado y no cobrado —salarios pendientes, vacaciones proporcionales, prima vacacional, aguinaldo proporcional— y procede en cualquier terminación. La indemnización aparece cuando la separación es injustificada o cuando el trabajador rescinde con causa, y se calcula conforme a las reglas de la LFT, que incluyen la prima de antigüedad en los supuestos que la propia ley señala. Firmar un recibo con conceptos desglosados, y no un "pago único" sin detalle, es lo que te permite acreditar qué cubriste. Los conceptos y el orden del cálculo están en la guía de finiquito y liquidación.

Constancias y conciliación previa

A solicitud del trabajador que se separa, el patrón debe expedir una constancia escrita relativa a sus servicios. Y desde la reforma al sistema de justicia laboral, antes de acudir al tribunal existe una etapa de conciliación prejudicial obligatoria ante los centros de conciliación, salvo las excepciones que la ley enumera. Llegar a esa audiencia con el expediente completo cambia tu posición negociadora; llegar sin papeles vuelve discutible cualquier cifra. Prepárala con la guía de conciliación laboral prejudicial.

Tabla de referencia rápida

Úsala como auditoría de una sentada: si no puedes señalar el documento de la tercera columna, esa obligación no está acreditada.

Esa última fila es la que decide inspecciones. Si quieres saber qué te pueden pedir y en qué orden conviene tenerlo, revisa la guía de inspección de la STPS y documentos que te piden.

Cómo escala la exigencia según el número de trabajadores

Una confusión frecuente: creer que las obligaciones empiezan a partir de cierto tamaño. Con un solo trabajador ya te aplican el contrato escrito, el alta ante el IMSS, la jornada legal, las prestaciones mínimas, la capacitación y las obligaciones de seguridad y salud. La LFT tampoco condiciona el reglamento interior a un número mínimo de personas, aunque su elaboración en comisión mixta cobra sentido práctico cuando ya hay una plantilla que ordenar. Lo que cambia con el tamaño es la profundidad de algunos requisitos.

• Centros de hasta 15 trabajadores. En NOM-035 basta con la política de prevención, las medidas de prevención, la identificación de trabajadores expuestos a acontecimientos traumáticos severos y su difusión.
• De 16 a 50 trabajadores. Se suma la identificación y análisis de los factores de riesgo psicosocial mediante los cuestionarios de la propia norma.
• Más de 50 trabajadores. Además de lo anterior, se evalúa el entorno organizacional. En ese mismo umbral debe constituirse la comisión mixta de capacitación, adiestramiento y productividad.
• Más de 100 trabajadores. La LFT exige establecer una enfermería para la atención médica y quirúrgica de urgencia, atendida por personal competente, y el umbral vuelve a subir: en empresas con más de trescientos trabajadores la exigencia llega a la instalación de un hospital.

Dos matices importantes. Primero: el conteo de la NOM-035 es por centro de trabajo, no por empresa, así que dos sucursales pequeñas pueden quedar en el nivel básico aunque la nómina total sea mayor. Segundo: el giro pesa tanto como el tamaño. Un taller con maquinaria, sustancias químicas o trabajo en altura arrastra NOM específicas que una oficina de cinco personas no tiene.

Firma, conservación y el orden en que conviene atacarlo

Casi todo lo anterior termina en un documento firmado que tienes que poder mostrar años después. Dos decisiones definen si ese papel te va a servir.

La primera es cómo firmas. La ley no exige tinta sobre papel, pero sí que puedas acreditar quién firmó, qué firmó y cuándo. Antes de decidir, compara los dos caminos en la guía de firma autógrafa contra firma electrónica y revisa cómo se implementa en la práctica la firma electrónica en contratos laborales.

La segunda es cómo conservas. Un PDF guardado en una carpeta compartida prueba poco si alguien alega que se modificó. La constancia de conservación de mensajes de datos conforme a la NOM-151 sella el archivo con fecha cierta e integridad verificable; el detalle está en la guía de la NOM-151 y la constancia de conservación.

Si hoy vas atrasado, este es el orden que rinde más rápido:

1. Levanta el padrón real. Quién trabaja contigo, desde cuándo, con qué puesto, jornada y salario efectivo. Sin este dato, todo lo demás se documenta mal.
2. Cierra contratos e IMSS. Contrato escrito por persona, con la fecha de ingreso verdadera, y alta con salario base de cotización congruente.
3. Arma un expediente por trabajador con la misma estructura para todos, para que cualquiera pueda encontrar un documento sin ti.
4. Formaliza reglamento interior y políticas, deposítalo y consigue acuse de que cada trabajador lo recibió.
5. Instala los registros del día a día: control de asistencia, autorización de horas extra, programación de vacaciones y recibos firmados o timbrados.
6. Levanta el bloque de seguridad y salud: NOM-035, comisión de seguridad e higiene, capacitación con constancias.
7. Define de antemano el protocolo de salida: quién redacta el aviso, quién calcula el finiquito y quién resguarda los acuses.

Al final todo converge en lo mismo: casi ninguna de estas obligaciones se acredita con tu palabra, sino con un documento que tú debes conservar y exhibir.

Preguntas frecuentes

Tengo dos trabajadores. ¿De verdad me aplica todo esto?

Sí. La LFT no fija un mínimo de plantilla para que nazcan las obligaciones básicas: existen desde el primer trabajador subordinado. Lo que escala con el tamaño son requisitos específicos, como los niveles de la NOM-035 o la comisión mixta de capacitación. Con dos personas el volumen de papeleo es pequeño; el problema es que muchas PyMEs de ese tamaño no tienen ni siquiera el contrato.

¿Por cuánto tiempo debo conservar los documentos laborales?

La ley obliga al patrón a conservar y exhibir en juicio contratos, listas de raya o nóminas, controles de asistencia y comprobantes de pago de prestaciones, con plazos que se extienden más allá del fin de la relación. Como criterio operativo, conserva el expediente completo durante toda la relación y por lo menos un año después de terminada, y no destruyas nada mientras exista un conflicto abierto o previsible.

Si el trabajador acepta por escrito recibir menos prestaciones, ¿me protege?

No. Las condiciones pactadas no pueden estar por debajo de los mínimos de ley, y la renuncia de derechos laborales no surte efecto aunque esté firmada y aunque haya sido idea del trabajador. Un documento así no reduce tu riesgo: en un juicio puede volverse prueba en tu contra, porque deja por escrito que conocías la condición y la aplicaste de todos modos.

¿Prefieres revisarlas como lista de verificación en vez de por etapas? La guía de obligaciones del patrón y el documento que acredita cada una recorre el mismo terreno desde el ángulo probatorio: qué papel te salva en una inspección o en un juicio.