Contrato individual de trabajo en México: requisitos de validez, tipos y errores que salen caros

Qué es (y qué no es) el contrato individual de trabajo

La Ley Federal del Trabajo (LFT), en su artículo 20, lo define como aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal subordinado, mediante el pago de un salario. Ese mismo artículo aclara algo que muchos dueños de PyME pasan por alto: la prestación del trabajo y el contrato producen los mismos efectos. La relación nace cuando la persona empieza a trabajar bajo tus órdenes, no cuando alguien firma un papel. Además, la ley presume que existe relación de trabajo entre quien presta un trabajo personal y quien lo recibe (artículo 21).

La LFT ordena además que las condiciones consten por escrito cuando no exista contrato colectivo aplicable, en dos ejemplares, uno para cada parte (artículo 24). Entregar su copia al trabajador no es cortesía: es parte de la obligación.

Requisitos de validez: lo que exige el artículo 25 de la LFT

El artículo 25 enumera lo que el escrito debe contener. Tómalo como una lista de verificación antes de mandar cualquier contrato a firma:

• Datos de identificación de ambas partes: nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil, CURP, RFC y domicilio del trabajador y del patrón.
• El tipo de relación: obra o tiempo determinado, temporada, capacitación inicial o tiempo indeterminado y, en su caso, si está sujeta a periodo de prueba.
• El servicio o servicios que deban prestarse, con la mayor precisión posible. Este punto es el que casi todos redactan mal.
• El lugar o lugares donde deba prestarse el trabajo y la duración de la jornada.
• La forma y el monto del salario, más el día y el lugar de pago.
• La capacitación o adiestramiento que recibirá conforme a los planes y programas de la empresa.
• La designación de beneficiarios para el pago de salarios y prestaciones devengadas y no cobradas a la muerte del trabajador.
• Otras condiciones: días de descanso, vacaciones y demás que convengan las partes.

Si el puesto es de teletrabajo, la LFT pide además dejar por escrito el equipo e insumos que entregas, el monto que cubrirás por servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad, los mecanismos de contacto y supervisión y la reversibilidad al trabajo presencial.

Recuerda también que los contratos obligan a lo pactado y a lo que resulte conforme a las normas de trabajo, a la buena fe y a la equidad (artículo 31). Es decir: no puedes pactar por debajo de la ley, aunque el trabajador firme.

Los tipos de contrato y cuándo puedes usar cada uno

El artículo 35 dice que las relaciones pueden ser por obra o tiempo determinado, por temporada o por tiempo indeterminado, y que en su caso pueden sujetarse a prueba o a capacitación inicial. Y remata con la regla que decide los pleitos: a falta de estipulaciones expresas, la relación será por tiempo indeterminado.

Tiempo indeterminado

Es la regla por defecto y aplica a la mayoría de los puestos de una PyME: cajero, vendedor, auxiliar administrativo. Si el puesto es permanente en tu operación, este es tu contrato.

Obra determinada o tiempo determinado

Aquí está el error más caro. La obra determinada solo puede estipularse cuando lo exija su naturaleza (artículo 36), y el tiempo determinado solo procede cuando lo exija la naturaleza del trabajo, para sustituir temporalmente a otro trabajador o en los demás casos previstos por la ley (artículo 37). Un contrato "por tres meses renovables" para un puesto permanente no encaja ahí. Y si al vencer el plazo subsiste la materia del trabajo, la relación queda prorrogada mientras perdure esa circunstancia (artículo 39): renovar cada trimestre no te da un botón de salida, te construye antigüedad.

Periodo de prueba

Sirve para verificar que la persona cumple los requisitos y conocimientos del puesto. Solo puede establecerse en relaciones por tiempo indeterminado o que excedan de 180 días, y dura hasta 30 días; únicamente puede extenderse hasta 180 en puestos de dirección, gerenciales o de labores técnicas o profesionales especializadas (artículo 39-A). Durante ese periodo el trabajador disfruta del salario, la seguridad social y las prestaciones del puesto. Si al término no acredita competencia, la relación termina sin responsabilidad para el patrón, tomando en cuenta la opinión de la Comisión Mixta de Productividad, Capacitación y Adiestramiento.

Capacitación inicial

Es distinto: el trabajador presta servicios para adquirir los conocimientos del puesto para el que va a ser contratado. Su vigencia máxima es de tres meses, o de seis en esos mismos puestos de dirección o especializados (artículo 39-B).

Tres reglas que casi nadie respeta: si concluyen y la relación sigue, se considera por tiempo indeterminado y los servicios prestados se computan en la antigüedad del trabajador (artículo 39-C); son improrrogables y no pueden aplicarse al mismo trabajador de forma simultánea ni sucesiva, ni más de una vez, ni aunque lo cambies de puesto (artículo 39-D); y donde exista contrato colectivo, hay que informar al sindicato titular el nombre de quienes se contratan bajo estos periodos.

Qué pasa si no hay contrato por escrito

La LFT lo resuelve en una sola frase:

La falta del escrito a que se refieren los artículos 24 y 25 no priva al trabajador de los derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, pues se imputará al patrón la falta de esa formalidad. (Artículo 26 de la LFT)

Sin contrato firmado, el trabajador conserva todos sus derechos y el incumplimiento se te atribuye a ti. En un conflicto, su versión sobre salario, jornada, puesto o fecha de ingreso queda sin contrapeso. Y como el patrón está obligado a conservar y exhibir en juicio los contratos individuales (artículo 804), no poder mostrarlos te deja sin defensa.

Si hoy tienes personal sin contrato, ordénalo así:

1. Levanta el inventario real: quién trabaja contigo, desde cuándo, con qué puesto, jornada y salario efectivo.
2. Respeta la fecha de ingreso verdadera. Fechar hoy el contrato de quien lleva dos años contigo no borra la antigüedad y sí puede leerse como documento alterado.
3. Elige el tipo de contrato que corresponda a la naturaleza del puesto, no el que te conviene.
4. Verifica el alta ante el IMSS y que el salario base de cotización sea congruente con lo que pagas.
5. Fírmalo en dos ejemplares, entrega el suyo con acuse y archívalo con el resto de la documentación del expediente laboral.

Errores frecuentes al redactarlo

• Copiar una plantilla de internet sin adaptarla. Aparecen puestos que no existen en tu empresa, jornadas irreales y hasta razones sociales ajenas. Un contrato que contradice los hechos perjudica más que no tenerlo.
• Describir el puesto en una línea vaga. "Realizar actividades administrativas" no precisa el servicio, y sin funciones claras casi cualquier reclamo por categoría distinta se vuelve discutible.
• Documentar un salario menor al que pagas. Poner $8,000 y entregar $18,000 en efectivo no baja tu riesgo: lo concentra. El salario real puede acreditarse por otros medios y, mientras tanto, acumulas contingencia fiscal y de seguridad social.
• Incluir cláusulas de renuncia de derechos. Renunciar a horas extra, vacaciones o indemnización no surte efecto alguno.
• No firmar cada hoja ni fechar el documento. Rúbrica en todas las páginas, fecha cierta y dos ejemplares. Si firmas a distancia, revisa la guía de firma electrónica.
• Olvidar los anexos y el acuse. Descripción de puesto, reglamento interior, políticas internas y las constancias de la NOM-035 para PyMEs.

Contrato de trabajo o prestación de servicios profesionales

Muchas PyMEs contratan "por honorarios" creyendo que así evitan obligaciones laborales. La diferencia no la marca el nombre del documento ni que la persona facture: la marca la subordinación. Si fijas horario, das órdenes sobre cómo hacer el trabajo y supervisas, hay relación de trabajo.

Si el fondo es laboral y la forma es civil, estás ante una simulación: el riesgo no es solo un juicio con pago retroactivo de prestaciones, también hay exposición ante el IMSS y el SAT. Ojo además con la subcontratación: la reforma de 2021 la prohibió tratándose de personal y solo permite los servicios especializados ajenos al objeto social y a la actividad preponderante de quien los contrata, previo registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

Preguntas frecuentes

¿Puedo contratar a alguien "tres meses de prueba" y luego decidir?

No con esa etiqueta. El periodo de prueba dura hasta 30 días, salvo puestos de dirección, gerenciales o de labores técnicas o profesionales especializadas, donde llega a 180. Los tres meses corresponden a la capacitación inicial, que tiene otro propósito. Ambos suman antigüedad y no pueden repetirse.

¿Vale un contrato firmado electrónicamente?

La ley no exige tinta sobre papel, pero sí que puedas acreditar quién firmó, qué firmó y cuándo. Por eso importa el tipo de firma y la evidencia que la respalda: conservar el archivo, su constancia y la trazabilidad te permite defenderlo si alguien lo desconoce.

¿Qué hago si el trabajador se niega a firmar?

No puedes obligarlo, y su negativa no suspende la relación ni tus obligaciones. Deja constancia del intento de entrega por un medio con acuse, conserva el ejemplar y documenta el resto: recibos de nómina timbrados, controles de asistencia y alta en el IMSS. Ese conjunto sostiene tu versión.