Expediente laboral del trabajador: qué documentos debe contener y cuánto tiempo conservarlo

En un juicio laboral la carga de la prueba es tuya

En un juicio laboral no todo lo tiene que demostrar quien demanda. La Ley Federal del Trabajo (LFT) prevé que el tribunal exima al trabajador de la carga de la prueba cuando por otros medios pueda llegar al conocimiento de los hechos, y que para ello te requiera a ti, el patrón, los documentos que por ley tienes obligación de conservar en la empresa (artículo 784). Ese mismo artículo pone además de tu lado la prueba de hechos como la fecha de ingreso, la antigüedad, las faltas de asistencia o la causa de rescisión. El artículo 804 enumera los documentos que debes conservar: contratos individuales, listas de raya o recibos de pago de salarios, controles de asistencia y comprobantes de pago de utilidades, vacaciones, aguinaldo, primas y cuotas de seguridad social.

Y si no los exhibes, el artículo 805 establece la presunción de ser ciertos los hechos que el trabajador afirmó en relación con esos documentos, salvo prueba en contrario. Es decir: si un extrabajador demanda alegando que ganaba el doble de lo que cobraba y que nunca tomó vacaciones, la presunción juega a su favor y tendrás que desvirtuarla con otras pruebas.

Por eso el expediente no es papeleo administrativo: es tu evidencia. Tenerlo completo no te garantiza ganar un juicio, pero te permite acreditar lo que sí acordaste y sí pagaste.

Qué documentos debe contener el expediente de cada trabajador

Identidad y datos personales

• Solicitud de empleo firmada. No es obligatoria por ley, pero fija por escrito la información que te dio al contratarse.
• Identificación oficial vigente (credencial para votar o pasaporte) y, cuando aplique, el documento migratorio que lo autorice a trabajar en México.
• CURP y RFC o constancia de situación fiscal. No son un capricho administrativo: la LFT exige que el contrato escrito contenga, entre otros datos, nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil, CURP, RFC y domicilio de trabajador y patrón (artículo 25).
• Comprobante de domicilio reciente y, si lo pides, currículum y referencias.
• Acta de nacimiento cuando necesites acreditar la edad. La LFT prohíbe el trabajo de menores de quince años, y contratar a alguien de quince a menos de dieciocho exige requisitos adicionales, como la autorización de padres o tutores.

La relación de trabajo

• Contrato individual de trabajo firmado, en al menos dos ejemplares, uno para cada parte. Es el documento central del expediente; si aún no tienes uno bien redactado, revisa la guía del contrato individual de trabajo.
• Descripción del puesto y de las funciones acordadas.
• Convenios modificatorios cada vez que cambie el salario, la jornada, el puesto o el lugar de trabajo. Un aumento sin documento firmado es un hueco en tu defensa.
• Reglamento interior de trabajo y políticas internas con acuse de recibo firmado por el trabajador.
• Evidencia de la NOM-035: acuse de la política de riesgos psicosociales y de los cuestionarios aplicados. Lo explicamos paso a paso en la guía de NOM-035 para PyMEs.

Pago y seguridad social

• Recibos de nómina timbrados (CFDI) de todos los periodos, con su acuse o comprobante de dispersión bancaria.
• Comprobantes de aguinaldo, vacaciones, prima vacacional y reparto de utilidades.
• Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo. Son la prueba de la jornada y del tiempo extraordinario.
• Aviso de alta ante el IMSS con su acuse. La Ley del Seguro Social obliga a inscribir al trabajador y comunicar altas, bajas y modificaciones de salario en plazos que no exceden de cinco días hábiles.
• Designación de beneficiarios, para saber a quién pagar los salarios y prestaciones devengadas y no cobradas si el trabajador fallece. Actualízala cuando cambie su situación familiar.

Capacitación e incidencias

• Constancias DC-3 (Constancia de Competencias o de Habilidades Laborales), listas de asistencia y temario de cada curso. La LFT obliga al patrón a proporcionar capacitación y adiestramiento; la DC-3 es la evidencia de que lo hiciste.
• Actas administrativas de incidentes, con firma de la persona o razón de su negativa y firma de testigos.
• Avisos de rescisión. El artículo 47 de la LFT obliga a dar al trabajador un aviso escrito que señale con claridad la conducta o conductas que motivan la rescisión y las fechas en que se cometieron. Debes entregárselo personalmente en el momento mismo del despido o bien comunicarlo al tribunal competente dentro de los cinco días hábiles siguientes, proporcionando el último domicilio que tengas registrado. La falta de ese aviso, por sí sola, hace que la separación se presuma injustificada.
• Incapacidades del IMSS, permisos, renuncia, finiquito y convenios de terminación.

Cómo organizarlo: un expediente por persona y siempre el mismo orden

1. Un expediente por trabajador, identificado con nombre completo, puesto y fecha de ingreso. Nada de carpetas por tema con documentos de veinte personas mezclados.
2. Las mismas secciones para todos: identidad, contratación, nómina, seguridad social, capacitación, incidencias y terminación. Cuando un abogado o un inspector pida algo, debes encontrarlo en segundos.
3. Nombra los archivos con un criterio fijo, por ejemplo fecha-tipo-nombre (2026-08-17-contrato-juan-perez). Ordenar por fecha te deja ver de un vistazo qué falta.
4. Digitaliza y respalda. Un expediente que solo existe en papel se pierde en una mudanza o en una inundación. Guarda copia digital en la nube.
5. Cierra el ciclo de las firmas. Todo documento que deba estar firmado, debe estar firmado antes de archivarse. Si usas medios electrónicos, conserva la evidencia técnica de la firma: revisa cómo funciona la firma electrónica en contratos laborales.
6. Revísalo dos veces al año y siempre que haya aumento, cambio de puesto o renovación de contrato.
7. Controla quién accede. El expediente contiene datos personales: no debe estar en una carpeta compartida que todo el equipo pueda abrir.

La regla práctica: si mañana te llega una demanda de una persona que salió hace dos años, ¿podrías armar su historia completa —contrato, salarios, vacaciones, avisos y finiquito— con lo que tienes guardado hoy?

Cuánto tiempo debes conservar cada documento

La LFT fija plazos mínimos de conservación en su artículo 804. Otras normas, como las fiscales, exigen más tiempo. Toma el plazo más largo que te aplique.

Sobre los plazos para demandar: por regla general las acciones de trabajo prescriben en un año (artículo 516 de la LFT) y la del trabajador separado de su empleo, en dos meses (artículo 518). Aun así, hay excepciones, así que el mínimo legal no debe ser tu criterio de negocio: guardar de más cuesta muy poco.

Datos personales: aviso de privacidad y datos sensibles

Un expediente laboral es una concentración de datos personales, y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares te obliga como responsable de su tratamiento. Tres cosas concretas:

• Aviso de privacidad para empleados y candidatos. Debe decir quién eres, qué datos recabas, para qué los usas, a quién los transfieres y cómo pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Entrégalo al inicio de la relación y conserva el acuse firmado en el expediente.
• Datos sensibles: solo los indispensables y con consentimiento expreso del titular. El estado de salud, la afiliación sindical, las creencias religiosas y las opiniones políticas están en esa categoría, y los datos biométricos que uses para checar asistencia suelen tratarse igual. Guarda siempre constancia de ese consentimiento en el expediente. Ojo: la LFT prohíbe exigir certificados médicos de no embarazo para el ingreso, la permanencia o el ascenso en el empleo (artículo 133).
• Pide solo lo necesario y protégelo. Si un dato no te sirve para la relación laboral ni para cumplir una obligación legal, no lo recabes. Restringe el acceso al expediente a quien realmente lo ocupa y suprime la información cuando ya no sea necesaria y hayan vencido los plazos de conservación.

Preguntas frecuentes

¿Es válido tener el expediente completamente digital?

Sí, siempre que puedas exhibir los documentos cuando te los requieran y que las firmas sean atribuibles a quien las hizo. El punto no es el papel, sino poder acreditar el contenido y su autenticidad. Conserva la evidencia técnica de cada firma electrónica y un respaldo que no dependa de una sola computadora. Y si un documento se firmó de forma autógrafa, guarda el original en papel: en un juicio te lo pueden pedir para cotejo.

Si el trabajador no me entrega su comprobante de domicilio o su RFC, ¿qué hago?

Déjalo documentado: solicítaselo por escrito, guarda la constancia de que se lo pediste y anota en el expediente qué falta. La ley exige que ciertos datos consten en el contrato, así que insiste hasta obtenerlos.

¿Debo abrir expediente a alguien que trabajó solo unas semanas?

Sí. La antigüedad corta no reduce el riesgo: los conflictos por periodo de prueba o terminaciones tempranas son frecuentes, y ahí también la carga de la prueba recae en ti. Contrato, alta ante el IMSS, recibos y documento de terminación son el mínimo para cualquier persona que haya trabajado un solo día.