Obligaciones del patrón en la Ley Federal del Trabajo: la lista completa y el documento que acredita cada una

Dónde viven las obligaciones del patrón

La Ley Federal del Trabajo (LFT) concentra el catálogo en dos artículos consecutivos: el artículo 132 enumera las obligaciones de hacer y el artículo 133 las prohibiciones u obligaciones de no hacer. A su alrededor orbitan reglas de la Ley del Seguro Social, del INFONAVIT, del Reglamento Federal de Seguridad y Salud en el Trabajo y de las NOM de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).

Dos reglas transversales antes del detalle. La primera: las condiciones de trabajo nunca pueden ser inferiores a las que fija la ley, y la renuncia de derechos no produce efecto legal aunque el trabajador la firme. La segunda es probatoria: en juicio, la carga de acreditar fecha de ingreso, jornada, salario o vacaciones recae en buena medida en ti, y el artículo 804 te obliga a conservar y exhibir determinados documentos. Cumplir sin papel se parece demasiado a no cumplir.

Cumplir las normas de trabajo y pagar lo que corresponde

La primera obligación del artículo 132 es la más amplia: cumplir las normas de trabajo aplicables a tu empresa, es decir, la ley, sus reglamentos, las NOM de tu giro, el contrato colectivo si lo hay y el reglamento interior. La segunda genera más pleitos: pagar los salarios e indemnizaciones conforme a las normas vigentes en la empresa.

Pagar bien significa salario no menor al mínimo general o profesional vigente, pago en la fecha y el lugar convenidos, descansos y prima dominical cuando proceden, tiempo extraordinario con los recargos que fija la ley —el desglose está en la guía de jornada laboral y horas extra—, reparto de utilidades en el plazo legal y prestaciones anuales al menos en los mínimos de la LFT. Ahí la ley fija pisos, no cantidades fijas: un aguinaldo equivalente a cuando menos 15 días de salario, cuando menos 12 días laborables de vacaciones al cumplir el primer año, con los aumentos que marca la ley conforme se acumula la antigüedad, y una prima vacacional de cuando menos el 25 % sobre los salarios que correspondan al periodo de vacaciones. Puedes dar más; menos, nunca. El desglose está en la guía de vacaciones, aguinaldo y prima vacacional.

Junto al pago viaja la seguridad social: la Ley del Seguro Social te obliga a inscribir a tus trabajadores y a comunicar altas, bajas y cambios de salario dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles, con el salario base de cotización real. Declarar menos no reduce tu riesgo: lo multiplica ante el IMSS y el SAT.

Lo acreditan tus recibos CFDI de nómina timbrados, los comprobantes de PTU y prestaciones y las cédulas de cuotas obrero-patronales.

Útiles, instalaciones y trato digno

El artículo 132 te obliga a proporcionar oportunamente los útiles, instrumentos y materiales necesarios para ejecutar el trabajo, de buena calidad y en buen estado, y a reponerlos cuando dejen de ser eficientes, salvo que el trabajador se haya comprometido a usar herramienta propia. También aclara que no puedes exigir indemnización por el desgaste natural de esas herramientas: descontar de la nómina un teclado gastado o un uniforme desteñido es descuento indebido.

La misma lógica alcanza al teletrabajo: equipo, insumos y parte proporcional de electricidad y telecomunicaciones corren por tu cuenta. Y está la obligación que no cuesta dinero y sí demandas:

Guardar a los trabajadores la debida consideración, absteniéndose de mal trato de palabra o de obra. (Artículo 132, fracción VI, de la LFT)

No es una recomendación de clima laboral: los actos de violencia, las injurias, el hostigamiento o los malos tratamientos del patrón, sus familiares o sus representantes son causa para que el trabajador rescinda la relación sin responsabilidad para él (artículo 51), con la indemnización que la ley prevé en ese supuesto. A eso se suma la obligación de implementar, de acuerdo con los trabajadores, un protocolo para prevenir la discriminación por razones de género y atender casos de violencia, acoso u hostigamiento sexual, difundirlo y actuar cuando se active. Lo acreditan los vales de resguardo firmados de herramienta, equipo y uniforme, y el protocolo con su acuse de difusión.

Constancias, permisos y licencias

Hay obligaciones que solo se activan cuando el trabajador las pide, y ahí el plazo importa. La LFT te obliga a expedir cada quince días, a solicitud del trabajador, una constancia de los días trabajados y del salario percibido, y a expedir dentro del término de tres días una constancia relativa a sus servicios a quien lo solicite o se separe de la empresa. También prevé que se determine la antigüedad de los trabajadores de planta. Negar o dilatar una constancia es fácil de acreditar en tu contra.

Los permisos y licencias no dependen de tu criterio cuando la ley los concede. Los que más aparecen en una PyME:

• Tiempo para votar y para desempeñar servicios de jurado, electorales y censales.
• Permiso de paternidad de cinco días laborables con goce de sueldo por nacimiento y también por adopción.
• Descansos por maternidad: seis semanas antes y seis después del parto, con las reglas de transferencia y prórroga de la ley, más los reposos diarios para lactancia durante el periodo previsto.
• Incapacidades expedidas por el IMSS: no las autorizas tú, las recibes y las registras.
• Comisiones sindicales y demás casos que la ley contemple.

Los permisos que das por política interna no son obligatorios, pero en cuanto los otorgas de forma reiterada se vuelven condición de trabajo: reglaméntalos y documenta cada autorización, como se detalla en la guía de permisos, licencias e incapacidades. Lo acreditan la solicitud, la autorización escrita, el certificado de incapacidad y el acuse de la constancia.

Capacitación, adiestramiento, seguridad y salud

La capacitación no es opcional: la ley obliga al patrón a proporcionarla y al trabajador a recibirla, con planes y programas que cubran a todo el personal y eleven su competencia laboral y la productividad. La evidencia que revisa la autoridad es simple: el plan o programa, las listas de asistencia y la constancia de competencias o de habilidades laborales, que se emite en el formato DC-3 de la STPS y se entrega al trabajador.

En seguridad y salud la obligación es doble: instalar y operar tu centro de trabajo conforme al reglamento y a las NOM aplicables, y cumplir y difundir esas disposiciones donde se presta el trabajo. Aterrizado a una PyME: identificar los riesgos de tu actividad y las NOM que te aplican, tener botiquín con los medicamentos y materiales de curación indispensables para primeros auxilios, entregar el equipo de protección personal, señalizar rutas de evacuación y participar en las comisiones que deban formarse, empezando por la comisión de seguridad e higiene que detalla la NOM-019-STPS. Súmale la NOM-035-STPS-2018 sobre factores de riesgo psicosocial. Y debes permitir la inspección y vigilancia de las autoridades del trabajo.

Registros del personal: qué documento acredita cada obligación

El artículo 804 te obliga a conservar y exhibir en juicio los contratos individuales, las listas de raya o nómina, los recibos de pago, los controles de asistencia, los comprobantes de PTU, vacaciones, aguinaldos y primas, y los pagos al IMSS, al INFONAVIT y al sistema de ahorro para el retiro. Si no los conservas o no los exhibes, la ley establece la presunción de ser ciertos los hechos que el trabajador afirme en relación con esos documentos, salvo prueba en contrario.

Úsala como lista de verificación de tu expediente laboral:

Qué te piden mostrar cuando llega un inspector está en la guía de documentos para una inspección de la STPS.

Las obligaciones de no hacer: las prohibiciones del artículo 133

El artículo 133 enumera lo que tienes prohibido, y varias fracciones se incumplen por costumbre más que por mala fe. Las que más importan en una PyME:

• Negarte a aceptar trabajadores por origen étnico o nacional, género, edad, discapacidad, condición social, condiciones de salud, religión, opiniones, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otro criterio discriminatorio. Empieza en la vacante: un anuncio que pide "de 25 a 35 años" ya es un acto documentado en tu contra.
• Exigir certificados médicos de no embarazo para el ingreso, la permanencia o el ascenso en el empleo.
• Despedir a una trabajadora o coaccionarla para que renuncie por estar embarazada, por cambio de estado civil o por tener a su cuidado hijos menores.
• Realizar, permitir o tolerar hostigamiento o acoso sexual en el centro de trabajo: enterarte y no actuar ya es incumplimiento.
• Exigir o aceptar dinero de los trabajadores como gratificación por admitirlos o por cualquier motivo referido a sus condiciones de trabajo.
• Obligar a comprar en tienda determinada, hacer colectas o propaganda política o religiosa en el establecimiento, o usar listas negras.

Las sanciones se fijan en múltiplos de la Unidad de Medida y Actualización y varían según la infracción, pero el costo mayor rara vez es la multa: es el juicio que pierdes por no poder acreditar lo que sí hiciste.

Para ponerte al corriente, sigue este orden:

1. Levanta el padrón real: quién trabaja contigo, desde cuándo, con qué puesto, jornada y salario efectivo.
2. Cierra los contratos individuales que falten, con la fecha de ingreso verdadera, y entrega su ejemplar con acuse.
3. Concilia nómina, IMSS y realidad: que el salario base de cotización, el recibo timbrado y lo que pagas digan lo mismo.
4. Arma el expediente por trabajador: contrato, identificación, asistencia, constancias, permisos y recibos.
5. Deposita el reglamento interior de trabajo y difunde el protocolo contra violencia y discriminación con acuse firmado.
6. Calendariza lo recurrente: capacitación con DC-3, vacaciones, aguinaldo, PTU, recorridos de seguridad e higiene y revisión anual de expedientes.

Preguntas frecuentes

¿Aplican igual si solo tengo tres trabajadores?

El grueso del artículo 132 aplica desde el primer trabajador: pagar salario, dar herramientas, tratar con consideración, expedir constancias, conceder permisos, capacitar y cumplir seguridad e higiene no tienen umbral. Lo que varía por tamaño son requisitos específicos, como los que la NOM-035 gradúa según el número de personas en el centro de trabajo. Ser pequeño cambia el cómo lo documentas, no el hecho de que las obligaciones te apliquen.

Un trabajador me pide constancia de sus servicios. ¿Estoy obligado a dársela?

Sí. Debes expedirla dentro del término de tres días a quien la solicite o se separe de la empresa, además de la constancia quincenal de días trabajados y salario cuando la pidan. Emítela con datos ciertos, guarda copia con acuse y no la condiciones a que firme otro documento.

¿Firmar un convenio donde el trabajador renuncia a prestaciones me protege?

No. La renuncia de derechos no produce efecto legal aunque esté firmada. Un convenio reduce el riesgo solo cuando consta por escrito con una relación circunstanciada de los hechos y de los derechos comprendidos, refleja pagos reales, respeta los mínimos de ley y se ratifica ante el centro de conciliación o el tribunal laboral que corresponda. Documentar lo que sí pagaste te permite acreditarlo; una renuncia firmada solo acredita el incumplimiento.

Si lo que necesitas es ubicar en qué momento del ciclo laboral te toca cada una de estas obligaciones, empieza por la guía de obligaciones laborales del patrón, que recorre el mismo terreno ordenado por etapas: al contratar, durante la relación y al terminarla.