Permisos, licencias e incapacidades en México: cómo distinguirlos y cómo documentarlos

Permiso, licencia e incapacidad no son sinónimos

Los tres se usan como si fueran lo mismo, y por eso se pagan mal. La diferencia está en el origen de la ausencia:

• Permiso: lo autorizas tú, con o sin goce de sueldo, según lo pactado en el contrato, el reglamento interior o una política.
• Licencia: está prevista en la ley. Si se actualiza el supuesto, el trabajador tiene derecho a ella.
• Incapacidad: la determina un médico del IMSS y consta en un certificado. Ni la autorizas ni la niegas.

La consecuencia práctica: lo que tú autorizas, tú lo documentas. En una incapacidad el respaldo llega solo; en un permiso, sin papel, la ausencia queda a merced de dos memorias.

Las licencias que sí están en la ley

No dependen de tu criterio y son las que peor se aplican en una PyME.

Maternidad y lactancia

La Ley Federal del Trabajo (artículo 170) reconoce a la trabajadora un descanso de seis semanas anteriores y seis posteriores al parto, con salario íntegro. A solicitud expresa de la trabajadora y con autorización escrita del médico de la institución de seguridad social, hasta cuatro de las seis semanas previas pueden transferirse al periodo posterior. Si no puede reincorporarse por causa del embarazo o del parto, el descanso se prorroga por el tiempo necesario, con derecho al cincuenta por ciento del salario por un periodo no mayor a sesenta días. En caso de adopción, el descanso es de seis semanas con goce de sueldo posteriores al día en que se recibe al menor. Durante la lactancia, y hasta por un máximo de seis meses, tiene derecho a dos reposos extraordinarios diarios de media hora cada uno o, previo acuerdo contigo, a reducir en una hora su jornada.

Paternidad

El artículo 132, fracción XXVII Bis, obliga al patrón a otorgar cinco días laborables con goce de sueldo por el nacimiento de sus hijos y, en su caso, por la adopción. No es un favor ni se intercambia por horas extra.

Cuidados médicos de hijas e hijos con cáncer

La Ley del Seguro Social prevé una licencia para madres y padres asegurados cuyas hijas o hijos, dentro del límite de edad que fija esa ley, hayan sido diagnosticados con cáncer por el propio Instituto. La expide el IMSS con un documento propio y da lugar a un subsidio; verifica con tu subdelegación los requisitos vigentes de edad, duración, prórroga y semanas de cotización. Para ti opera igual que una incapacidad: recibes el documento, justificas la ausencia y no pagas salario por esos días.

Fallecimiento de un familiar y demás permisos "de costumbre"

La LFT no prevé, como obligación general del patrón, un permiso por fallecimiento de un familiar. Ese permiso existe cuando lo pactaste: en el contrato, en el reglamento interior de trabajo, en un contrato colectivo o en una política que ya vienes aplicando de forma constante. Ahí está el punto delicado: una práctica repetida se vuelve exigible. Si desde hace años das tres días pagados por fallecimiento de padres o hijos y de pronto se los niegas a alguien, la discusión ya no es si la ley obliga, sino por qué cambiaste la regla con esa persona. Lo mismo con el permiso por matrimonio o las horas para trámites escolares: escríbelos con límite y requisito.

La incapacidad del IMSS: certificado, subsidio y qué te toca a ti

El certificado de incapacidad temporal para el trabajo es el documento que justifica esos días: trae folio, ramo de seguro, fecha de inicio y número de días. Consérvalo —físico o digital— en el expediente laboral, junto con el control de asistencia del periodo. Como patrón puedes consultarlos en los servicios digitales del Instituto, sin depender de que te lleven el papel.

Dos consecuencias importantes. La primera: la incapacidad temporal por accidente o enfermedad que no constituye riesgo de trabajo es causa de suspensión de la relación laboral, es decir, se suspenden las obligaciones de prestar el servicio y de pagar el salario sin responsabilidad para ninguna de las partes (artículo 42, fracción II, de la LFT). Ojo: suspensión no es terminación. La relación sigue viva, el trabajador se reincorpora al alta médica y la antigüedad que ya tenía acumulada no se pierde. La segunda: en enfermedad general los tres primeros días no generan subsidio. Muchas empresas los pagan como prestación superior a la ley, lo cual es válido, pero debe quedar escrito: una vez otorgado, es difícil de retirar. Y en maternidad, si la trabajadora no alcanza el subsidio porque no la inscribiste a tiempo o la registraste con un salario menor al real, el costo del descanso recae en la empresa.

Riesgo de trabajo: no lo calificas tú

Si el accidente ocurrió en el ejercicio o con motivo del trabajo, o al trasladarse el trabajador directamente de su domicilio al centro de trabajo o de regreso, puede tratarse de un riesgo de trabajo. Quien lo califica es el IMSS, no tú: el trámite arranca con el aviso de atención médica inicial y calificación de probable riesgo de trabajo (formato ST-7) que presenta el patrón. No es un formalismo: si no lo levantas, el caso suele quedar registrado como enfermedad general, el trabajador recibe menos subsidio y tú te quedas sin evidencia de los hechos. Da aviso a las autoridades dentro de los plazos que marcan la LFT y la Ley del Seguro Social —son plazos cortos, de horas, así que consúltalos antes de que ocurra el primer accidente— y levanta acta interna con testigos el mismo día.

Qué hacer, paso a paso, cuando alguien se ausenta

1. Registra el aviso. Fecha, hora, medio (llamada, mensaje, correo) y qué dijo exactamente.
2. Clasifica la ausencia en una de cuatro cajas: permiso autorizado, licencia legal, incapacidad o falta sin justificar.
3. Pide el documento que corresponde y fija un plazo: certificado del IMSS, acta de nacimiento, acta de defunción o solicitud de permiso firmada.
4. Valida el documento. En una incapacidad, revisa que folio, nombre y número de seguridad social correspondan al trabajador y que las fechas cubran justo los días ausentes.
5. Refleja la ausencia en nómina con el concepto correcto: incapacidad, permiso con goce, permiso sin goce o falta. Que el recibo diga lo mismo que el expediente.
6. Archiva la evidencia: solicitud, autorización, certificado y control de asistencia.
7. Si no llega ningún documento, actúa a tiempo. Deja constancia escrita de la falta y de que requeriste justificación; el silencio de meses debilita cualquier decisión posterior.

Faltas justificadas e injustificadas: descuento y rescisión

Falta justificada es la amparada por un permiso, una licencia o una incapacidad. Todo lo demás es falta injustificada, y la distinción tiene dos efectos.

Sobre el pago. El salario se devenga por el tiempo trabajado: si no hubo labor ni permiso con goce ni licencia pagada, ese día no genera salario. Eso no es un "descuento" ni una sanción, es un día no devengado. La diferencia importa porque la LFT prohíbe imponer multas a los trabajadores, cualquiera que sea su causa o concepto (artículo 107), y solo permite descuentos al salario en los supuestos que enumera (artículo 110). Cobrar "media hora de castigo" por diez minutos de retardo es una multa disfrazada.

Sobre la permanencia. El artículo 47, fracción X, señala como causa de rescisión sin responsabilidad para el patrón que el trabajador tenga más de tres faltas de asistencia en un periodo de treinta días, sin permiso del patrón o sin causa justificada. Tres detalles clave:

• "Más de tres" son cuatro. Con tres faltas en el periodo no se actualiza la causal.
• La ley habla de "un periodo de treinta días", no del mes de calendario. Como el conteo se presta a discusión, documenta cada falta con su fecha y su requerimiento, y no reconstruyas el periodo después del hecho.
• La acción para despedir prescribe en un mes, contado desde el día siguiente a aquel en que tuviste conocimiento de la causa (artículo 517 de la LFT). Rescindir tres meses después equivale a haber perdonado la conducta.

Y si decides rescindir, la formalidad es determinante: hay que entregar personalmente al trabajador un aviso escrito que precise la conducta y las fechas en que se cometió, o comunicarlo al tribunal competente dentro de los cinco días hábiles siguientes para que lo notifique. La falta de ese aviso, por sí sola, basta para presumir que la separación fue injustificada. Cómo redactarlo está en la guía de avisos y notificaciones al trabajador.

La política que conviene tener por escrito

Decidir caso por caso genera agravios comparativos: al de confianza se le dio, al de almacén no. El reglamento interior de trabajo es el lugar natural para fijar las reglas. La LFT lo regula en los artículos 422 y siguientes, incluye expresamente los permisos y licencias en su contenido, ordena que lo elabore una comisión mixta de empresa y trabajadores y que se deposite ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral. Si prevés medidas disciplinarias, la suspensión no puede exceder de ocho días y el trabajador debe ser oído antes.

Tu apartado de ausencias debe resolver, como mínimo:

• A quién y en qué plazo se avisa: un jefe identificado, una hora límite y un medio que deje rastro.
• Qué documento se acepta en cada supuesto y cuántos días hay para entregarlo.
• Qué permisos existen, cuántos días y si son con o sin goce. Fallecimiento, matrimonio, trámites escolares: define el supuesto y el tope anual.
• Quién autoriza y cómo se documenta, para que nadie diga que "el encargado le dijo que sí".
• Cómo se manejan los retardos y qué cuenta como falta injustificada, en congruencia con el registro de jornada y horas extra.
• Cómo se reincorpora quien estuvo incapacitado: alta médica y, si hay restricciones, qué ajustes se hacen al puesto.

Publícalo, entrégalo con acuse y aplícalo parejo. Si el asunto llega a una conciliación prejudicial, lo que pesa es que la regla existía, era conocida y se aplicó igual para todos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo negarme a recibir una incapacidad entregada tarde?

El certificado del IMSS acredita que el trabajador estuvo impedido para laborar en esas fechas, y ese hecho no desaparece porque lo haya entregado después. Puedes exigir en tu reglamento un plazo de entrega y sancionar el incumplimiento del aviso, pero no convertir esos días en faltas injustificadas. Si dudas del documento, valídalo con el Instituto.

¿Tengo que pagar el día si el trabajador va al médico particular?

No, salvo que tu política lo prevea o que le hayas autorizado un permiso con goce. Una constancia de consultorio privado puede justificar la ausencia si así lo aceptas, pero no genera derecho a salario ni sustituye al certificado del IMSS para el subsidio.

¿Un permiso sin goce de sueldo afecta la antigüedad?

La relación continúa y la antigüedad que el trabajador ya acumuló no se pierde por un permiso acordado. Lo que sí conviene dejar por escrito es el periodo exacto, la fecha de regreso y cómo se computará ese lapso, además de definir con tu contador el manejo de su situación ante el IMSS mientras dura la ausencia. Un permiso largo sin documento es un origen frecuente de la discusión sobre si hubo abandono de empleo o renuncia.