Vacaciones, prima vacacional y aguinaldo: los mínimos de ley y cómo calcularlos sin equivocarte

Vacaciones: el mínimo de días tras la reforma de 2023

La reforma conocida como "vacaciones dignas" entró en vigor el 1 de enero de 2023 y cambió los artículos 76 y 78 de la Ley Federal del Trabajo (LFT). Antes, el primer año daba seis días. Hoy, quien cumple un año de servicios tiene derecho a un periodo anual de vacaciones pagadas que en ningún caso puede ser inferior a doce días laborables, y que aumenta en dos días laborables por cada año subsecuente hasta llegar a veinte. A partir del sexto año, el periodo aumenta en dos días por cada cinco años de servicios.

Ojo con la palabra clave: laborables, no naturales. Si tu semana es de lunes a viernes, doce días laborables se estiran a más de dos semanas de calendario. Y todas las cifras de esta guía son pisos: puedes dar más, nunca menos.

El derecho a disfrutarlas de corrido

El artículo 78 de la LFT establece que, del total del periodo que le corresponda, la persona trabajadora disfrutará por lo menos de doce días continuos, y que ese periodo puede distribuirse en la forma y tiempo que la propia persona trabajadora requiera. Traducido a tu operación: no puedes imponer que las vacaciones se tomen en pedacitos de dos o tres días para no quedarte sin gente. Si el trabajador pide fraccionar, se documenta; si pide su bloque continuo, le corresponde.

Cuándo tienes que otorgarlas

Las vacaciones deben concederse dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios (artículo 81). Ese mismo artículo te impone entregar cada año al trabajador una constancia con su antigüedad, el periodo vacacional que le corresponde y la fecha en que deberá disfrutarlo. Es un documento corto que casi nadie emite y que después pesa mucho: sin él, tu único respaldo son recibos sueltos.

Mientras la relación esté viva, las vacaciones no se pagan en dinero: se disfrutan. El artículo 79 prohíbe compensarlas con una remuneración. Lo que sí procede es el pago proporcional cuando la relación termina antes de cumplirse el año de servicios.

Prima vacacional: el porcentaje mínimo sobre el salario de vacaciones

El artículo 80 de la LFT reconoce el derecho a una prima no menor del 25% sobre los salarios que correspondan durante el periodo de vacaciones. Otra vez: 25% es el piso, no una cifra fija. Muchas empresas otorgan 30% o más, y si tú ya lo haces, esa condición se vuelve exigible.

Tres precisiones que evitan errores de nómina:

• La base es el salario de los días de vacaciones, no el sueldo mensual completo ni el salario integrado.
• Se cubre al disfrutar el periodo vacacional, que es cuando se devengan los salarios sobre los que se calcula. Regístrala como concepto separado en el recibo de nómina timbrado: si va revuelta con el sueldo, acreditar que la pagaste se vuelve mucho más difícil.
• Si el salario es variable (comisiones, destajo), define por escrito el criterio de promedio que usarás y aplícalo parejo a todo el personal. Un criterio consistente reduce el riesgo de que te lo discutan.

Aguinaldo: mínimo de días y fecha límite de pago

Aquí la ley es de una sola línea y no admite interpretaciones creativas:

Los trabajadores tendrán derecho a un aguinaldo anual que deberá pagarse antes del día veinte de diciembre, equivalente a quince días de salario, por lo menos. (Artículo 87 de la LFT)

Dos cosas que se confunden todos los diciembres. Una: quince días es el mínimo; si tu política o tu contrato dan treinta, ese es tu piso real. Dos: el plazo vence antes del 20 de diciembre, no el 31 ni "en la primera quincena de enero". Pagarlo tarde es incumplimiento aunque lo pagues completo.

El mismo artículo 87 resuelve el caso de quien no cumplió el año: tiene derecho a que se le pague la parte proporcional al tiempo trabajado, cualquiera que este sea, con independencia de que esté o no laborando en la fecha de liquidación del aguinaldo. Es decir, también le toca al que entró en octubre y al que ya se fue en mayo.

Partes proporcionales cuando la relación termina a mitad de año

Este es el momento en que los errores se vuelven dinero. Al terminar la relación —renuncia, despido o terminación por mutuo consentimiento— tienes que cubrir lo devengado y no pagado. Sigue este orden:

1. Fija las dos fechas exactas: ingreso y último día efectivamente laborado. De ahí sale todo lo demás.
2. Determina el salario diario que corresponde al trabajador y déjalo asentado.
3. Revisa qué periodos vacacionales completos quedaron sin disfrutar. Si cumplió años y nunca tomó sus días, esos días pendientes se cubren, más su prima vacacional.
4. Calcula las vacaciones proporcionales del año en curso: días de vacaciones que le corresponden por su antigüedad × (días transcurridos desde su último aniversario —o desde su ingreso, si aún no cumple el primer año— ÷ 365) × salario diario.
5. Saca la prima vacacional: al menos 25% del importe de esas vacaciones (las pendientes y las proporcionales).
6. Calcula el aguinaldo proporcional: días de aguinaldo que otorgas × (días trabajados en el año calendario ÷ 365) × salario diario.
7. Desglosa cada concepto en el finiquito y consérvalo firmado junto con el comprobante de pago.

La ley reconoce el derecho a la parte proporcional, pero no impone una fórmula: la del prorrateo por días sobre 365 es la convención más usada en nómina y arroja el mínimo. Si tu contrato o tu política otorgan más días, sustituye las cifras por las tuyas.

Un ejemplo aritmético con los mínimos de ley. Persona con ingreso el 1 de enero de 2025, último día el 30 de junio de 2026, salario diario de $500. Cumplió su primer año el 1 de enero de 2026, así que el periodo que venía devengando es el de su segundo año: 14 días laborables como mínimo. Del 1 de enero al 30 de junio de 2026 transcurrieron 181 días.

A esto se suman los 12 días del primer año si nunca los disfrutó, con su propia prima. Y no olvides que estas cantidades son solo una parte del cálculo total: revisa la guía de finiquito y liquidación para armar el documento completo, y la de jornada laboral y horas extra si hay tiempo extraordinario sin pagar.

Prestaciones superiores a la ley: por qué van por escrito

Todo lo anterior es el mínimo. Puedes dar 20 días de vacaciones desde el primer año, 30 días de aguinaldo o 50% de prima vacacional, y muchas PyMEs lo hacen para competir por talento. El problema no es darlas: es no documentarlas.

Dos reglas que conviene tener presentes. Primera: las condiciones de trabajo no pueden ser inferiores a las que fija la ley, y una cláusula que renuncie a derechos no surte efecto aunque el trabajador la firme. Segunda, la que sorprende a los dueños: una prestación que otorgas de forma reiterada y generalizada puede consolidarse como condición de trabajo. Retirarla de un año a otro "porque este año no se pudo" te expone a un reclamo, aunque nunca la hayas prometido por escrito.

Por eso conviene asentarla con reglas claras en el contrato individual de trabajo o en una política interna: en qué consiste, quién tiene derecho, desde qué antigüedad y cómo se calcula. Escribirla no te obliga a más de lo que ya haces; te permite acreditar el alcance exacto de lo que ofreciste. Ten en cuenta, además, que algunas prestaciones tienen efectos en el salario base de cotización ante el IMSS y en la retención de ISR: revísalo con tu contador antes de anunciarlas.

Cómo documentar el disfrute de las vacaciones

En un juicio laboral, la carga de probar el disfrute y el pago de las vacaciones y de las primas recae en el patrón (artículo 784 de la LFT). Dicho de otro modo: si no puedes demostrar que la persona sí tomó sus días, el reclamo avanza. Y la LFT te obliga a conservar y exhibir, entre otros documentos, los comprobantes de pago de vacaciones, aguinaldos y primas (artículo 804).

Arma el rastro documental así, en este orden:

1. Emite la constancia anual con antigüedad, días que le corresponden y fecha en que debe disfrutarlos. Entrégala con acuse firmado.
2. Pide la solicitud de vacaciones por escrito, con fecha de inicio, fecha de regreso y número de días laborables consumidos. Firmada por el trabajador y autorizada por su jefe.
3. Refleja el periodo en el control de asistencia como vacaciones, no como falta ni como permiso.
4. Timbra el recibo de nómina con los conceptos de vacaciones y prima vacacional separados, y conserva el comprobante de la transferencia.
5. Lleva un saldo de días por trabajador: generados, disfrutados y pendientes, con la fecha de cada movimiento.
6. Archívalo todo en el expediente laboral de cada persona, junto con el resto de tus obligaciones laborales.

Ese conjunto —constancia, solicitud, asistencia, recibo timbrado y saldo— es lo que te permite acreditar el cumplimiento ante una reclamación o una inspección. Un mensaje de WhatsApp no lo sustituye.

Preguntas frecuentes

¿Puedo pagarle las vacaciones en lugar de que las tome?

No mientras la relación siga vigente: la ley prohíbe compensar el periodo vacacional con una remuneración. El acuerdo de "te las pago y no te vas" no te libera, porque el derecho al descanso subsiste y después puede reclamarse el disfrute. El pago en dinero procede cuando la relación termina y quedan días devengados sin disfrutar.

Si alguien entró en septiembre, ¿le toca aguinaldo en diciembre?

Sí, la parte proporcional al tiempo trabajado, cualquiera que este sea, y debe cubrirse antes del 20 de diciembre. Lo mismo aplica a quien ya dejó la empresa durante el año: le corresponde su proporcional aunque no esté laborando en la fecha de pago.

¿Los días de vacaciones se acumulan si el trabajador no los pide?

El derecho se genera al cumplir cada año de servicios y debe otorgarse dentro de los seis meses siguientes; el hecho de que nadie lo solicite no borra el derecho ni te exime de concederlo. Guardar años de días pendientes es una contingencia que crece sola. Programa las vacaciones tú, deja constancia de la fecha asignada y documenta el disfrute.