Subcontratación y REPSE: qué puedes contratar tras la reforma y qué te vuelve responsable solidario

Qué quedó prohibido y qué sigue permitido

La reforma cambió la regla de raíz. La Ley Federal del Trabajo (LFT) ya no regula el "outsourcing" con condiciones: lo prohíbe. Los artículos 15-A a 15-D, que antes permitían el régimen de subcontratación con requisitos, quedaron derogados.

Queda prohibida la subcontratación de personal, entendiéndose esta cuando una persona física o moral proporciona o pone a disposición trabajadores propios en beneficio de otra. (Artículo 12 de la LFT)

Ese mismo artículo salva un supuesto que muchos confunden con outsourcing: las agencias de empleo o intermediarios pueden participar en el reclutamiento, la selección, el entrenamiento y la capacitación, entre otras actividades. No se consideran patrones, porque ese carácter lo tiene quien se beneficia de los servicios. Reclutar por fuera sigue siendo legal; el trabajador entra a tu nómina.

Lo que sí se permite está en el artículo 13: la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas que no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria, siempre que el contratista esté registrado en el padrón público al que se refiere el artículo 15. Son tres condiciones simultáneas, no tres opciones.

El mismo artículo agrega una regla útil para grupos: los servicios u obras complementarias o compartidas entre empresas de un mismo grupo empresarial también se consideran especializados, siempre que no formen parte del objeto social ni de la actividad preponderante de la empresa que los recibe. Ojo con la palabra "grupo": la propia LFT remite a la definición de grupo empresarial de la Ley del Mercado de Valores, así que no basta con que dos sociedades compartan socios o domicilio. Y no es un permiso para facturar nómina entre filiales.

La prueba que define todo: objeto social y actividad preponderante

Antes de preguntar si el proveedor tiene registro, pregúntate si el servicio es realmente ajeno a lo que tu empresa hace. Si no lo es, ningún registro lo arregla: sigue siendo subcontratación de personal prohibida.

Revisa dos cosas tuyas. El objeto social de tu acta constitutiva, con todo y las cláusulas "de cajón" que nadie leyó: si ahí dice que puedes prestar limpieza, contratarla como especializada se vuelve discutible. Y tu actividad económica preponderante, la que declaras ante el SAT. Un objeto social sobrecargado es hoy un pasivo.

El criterio práctico es quién dirige. Si tú fijas horarios, das órdenes, evalúas y disciplinas a esa gente, no compraste un servicio: contrataste trabajadores por interpósita persona.

El registro ante la STPS y cómo verificarlo

El artículo 15 obliga a quienes proporcionen servicios de subcontratación a contar con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Para obtenerlo deben acreditar estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social. Estos son los datos que la ley fija y que conviene que tengas presentes:

• El registro debe renovarse cada tres años. Un acuse de 2021 no prueba nada hoy.
• La Secretaría debe pronunciarse sobre la solicitud dentro de los veinte días posteriores a recibirla. Si no lo hace, el solicitante puede requerirla para que resuelva en tres días; transcurrido ese plazo sin notificación, el registro se tiene por efectuado.
• La Secretaría puede negar o cancelar el registro en cualquier tiempo a quien no cumpla los requisitos.
• Los registrados quedan inscritos en un padrón que la ley ordena que sea público y esté disponible en un portal de Internet. Está pensado para que la beneficiaria pueda consultarlo.

De ahí sale la regla operativa: no basta pedir el acuse al firmar. Verifica el padrón antes de contratar y antes de pagar cada factura, y guarda la captura con fecha. Si el registro se cancela a mitad del contrato y tú sigues pagando, quedas contratando servicios especializados a un proveedor sin registro: el supuesto exacto por el que la LFT sanciona también a quien se beneficia.

La Ley del Seguro Social impone además a estos prestadores obligaciones informativas periódicas ante el IMSS sobre los contratos que celebran. Pide constancia de que las cumple.

Contrato por escrito y responsabilidad solidaria

El artículo 14 tiene dos párrafos y cada uno impone una cosa distinta. El segundo es el que duele.

Qué debe decir el contrato

La subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas deberá formalizarse mediante contrato por escrito en el que se señale el objeto de los servicios a proporcionar o las obras a ejecutar, así como el número aproximado de trabajadores que participarán en su cumplimiento. Ese es el mínimo legal, no el contrato completo. Agrega el número de registro y su vigencia, el compromiso de avisarte si se cancela, la entrega mensual de comprobantes de nómina y de cuotas, y la facultad de suspender pagos si deja de entregarlos. Una cláusula que diga "servicios administrativos" no describe nada.

Hasta dónde llega la solidaridad

Quien subcontrate servicios u obras especializadas con una contratista que incumpla las obligaciones derivadas de las relaciones con sus trabajadores será responsable solidaria respecto de los trabajadores utilizados para esa contratación. Lee bien el supuesto: el detonante no es que el proveedor tenga o no registro, sino que incumpla con su propia gente. Salarios, prestaciones y seguridad social en los mínimos que fija la ley, e indemnizaciones cuando procedan. Un proveedor impecablemente registrado que deja de pagar a sus trabajadores te arrastra igual, y si desaparece, el demandado con solvencia eres tú.

Caso aparte es el traslado de trabajadores entre empresas. El patrón sustituido responde solidariamente con el nuevo por las obligaciones derivadas de las relaciones de trabajo nacidas antes de la sustitución hasta por seis meses, contados desde que se dio aviso al sindicato o a los trabajadores; concluido ese plazo subsiste únicamente la responsabilidad del nuevo patrón. Y para que la sustitución surta efectos deben transmitirse los bienes objeto de la empresa o establecimiento al patrón sustituto (artículo 41). Mover gente de una razón social a otra sin transmitir nada no es sustitución patronal.

Lo que cuesta no cumplir: multas, fisco y PTU

La sanción laboral está en el artículo 1004-C y es de las más altas de la ley: multa de 2,000 a 50,000 veces la Unidad de Medida y Actualización, y la Secretaría del Trabajo da vista de los hechos a las autoridades competentes. Se aplica a quien realice la subcontratación de personal prohibida y a quien preste servicios sin registro; el segundo párrafo la extiende, con la misma cuantía, a quienes se beneficien de la subcontratación en contravención a los artículos 12, 13, 14 y 15. Es decir, a ti.

Añade el frente de la inspección: al patrón que no permita la inspección y vigilancia que ordenen las autoridades del trabajo se le notifica por instructivo para que exhiba la información requerida, apercibido de que, de no hacerlo, se presumirá que no cuenta con ella, además de una multa de 250 a 5,000 veces la UMA (artículo 1004-A). El listado de lo que suelen pedir está en la guía de documentos para una inspección de la STPS.

En lo fiscal el golpe suele ser mayor que la multa. Las leyes tributarias niegan efectos a los pagos por subcontratación de personal prohibida y condicionan la deducción del gasto y el acreditamiento del IVA a que el contratante verifique el registro del proveedor y obtenga de él la documentación de respaldo: comprobantes fiscales de nómina de los trabajadores que prestaron el servicio y constancia del pago de las retenciones de ISR y de las cuotas al IMSS. Sin ese paquete el gasto se rechaza aunque el servicio haya sido real, y la autoridad tiene margen para tratar la operación como simulada. Los requisitos exactos y su alcance viven en la legislación fiscal, no en la LFT: valídalos con tu contador.

Y no olvides el reparto de utilidades. La misma reforma introdujo el tope vigente: la PTU tiene como límite máximo tres meses del salario del trabajador o el promedio de la participación recibida en los últimos tres años, y se aplica el monto que resulte más favorable al trabajador (artículo 127, fracción VIII). Si armaste una estructura para diluir utilidades, hoy no te sirve y sí te expone. El cálculo, en la guía de reparto de utilidades.

Lista de verificación antes de firmar con un proveedor

1. Describe el servicio en una frase concreta y confróntala con tu objeto social y tu actividad preponderante. Si se traslapan, detente aquí.
2. Define quién dirige al personal. Si la supervisión diaria va a ser tuya, contrátalos tú.
3. Consulta el padrón público de la STPS con el RFC del proveedor, confirma que la actividad registrada corresponde al servicio y guarda la captura con fecha.
4. Verifica la vigencia del registro: dura tres años y puede cancelarse en cualquier momento.
5. Pide opinión de cumplimiento del SAT y del IMSS en sentido positivo y actualizada, como condición de pago recurrente.
6. Firma contrato por escrito con el objeto de los servicios u obras y el número aproximado de trabajadores que participarán.
7. Solicita la relación nominal del personal asignado y confírmala cada mes contra los comprobantes de nómina.
8. Establece un entregable mensual: CFDI de nómina, acuse de retenciones y cédula de pago de cuotas al IMSS.
9. Documenta que el servicio existió: órdenes de trabajo, bitácoras, reportes, fotos. La materialidad no se prueba con la factura.
10. Archiva todo por proveedor y por mes, junto al expediente laboral de tu propia plantilla.

Preguntas frecuentes

¿El registro lo necesito yo o mi proveedor?

El registro es del prestador: la LFT lo exige a quienes proporcionan los servicios. Tú no te registras por contratar. Pero eso no te saca del riesgo: la sanción del artículo 1004-C alcanza expresamente a quien se beneficia de la subcontratación en contravención a los artículos 12, 13, 14 y 15, y la responsabilidad solidaria del artículo 14 recae sobre quien subcontrata cuando la contratista incumple con sus trabajadores. Si tu empresa además presta servicios especializados a terceros o a otras del grupo, ahí sí necesitas registro propio.

¿Basta con que me enseñe el acuse una vez?

No. El registro se renueva cada tres años y la autoridad puede negarlo o cancelarlo en cualquier tiempo a quien deje de cumplir los requisitos. Por eso la verificación tiene que ser periódica y quedar documentada: el padrón es público justamente para que la beneficiaria lo consulte. Vuélvelo un paso obligado del proceso de pago, no un trámite de una sola vez.

¿Puedo mover a mis trabajadores a otra empresa del grupo?

Puedes, pero como sustitución patronal real, no como maquillaje. Debes transmitir los bienes objeto de la empresa o establecimiento, dar aviso al sindicato o a los trabajadores, reconocer la antigüedad y las condiciones ya generadas, y asumir que el patrón sustituido responde solidariamente por seis meses contados desde ese aviso.